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FAD
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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL
-
FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT
Processus Achat
Microsoft Business Central
- ANAL
Sommaire
4. Traitement d‘une livraison directe 6
5. Saisie d’une demande de prix 7
6. Saisie d’une commande cadre 8
7. Saisie d’une commande d‘achat 10
8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12
11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16
Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :
- Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
- Conduire des ateliers orientés processus.
- Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
- Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
- Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
- Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
- Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
- Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.
Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :
Atelier | Date | Lieu | Almakom | Client |
1er atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
2ème atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
Versions du document
Version | Date | Description | Ecrit par | Approuvé par |
Draft | JJ/MM/AAAA | Draft | Nom et Prénom | Nom et prénom |
… | JJ/MM/AAAA | … | … | … |
Membre de l‘équipe | Fonction | |
Nom et Prénom | … | … |
Nom et Prénom | … | … |
Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :
3 Planification
3.1. Contexte et Hypothèses
**3.1. Contexte et Hypothèses**
Le processus d'achat du client Almatech est complexe et comprend trois types d'achats : offres, projets et achats génériques société. Les achats sont mutualisés multi-projet, ce qui signifie que les achats sont gérés à plusieurs niveaux, notamment au niveau de l'entreprise, des projets et des fournisseurs.
Le client utilise deux options pour gérer les achats : "industrielle" et "spécifique". L'option "industrielle" consiste à proposer une commande après avoir déterminé les besoins du projet, tandis que l'option "spécifique" consiste à acheter les composants nécessaires pour chaque projet. L'option "spécifique optimisée" consiste à concevoir les pièces de manière détaillée pour minimiser les achats.
La réception des pièces est un processus à revoir, car il est difficile de savoir où se trouve le colis. Le processus de "incoming" consiste à contrôler et à réceptionner la livraison, en prenant des photos du colis non ouvert et du colis ouvert avec les pièces. Les instructions d'"incoming" sont données par le chef de projet.
Le client a également des difficultés avec les petites commandes, car il n'y a pas de seuil standard pour l'approbation. Le processus d'approbation est basé sur le risque et le budget de l'entreprise.
En ce qui concerne les fonctionnalités souhaitées dans le système, le client souhaite un suivi de la confirmation de commande fournisseur, une date de livraison renseignée dans le système et une intégration des coûts de transport liés à la commande.
Enfin, le client souhaite améliorer le processus de réception, en particulier pour les colis qui arrivent physiquement au bureau de l'EPFL. Il souhaite également améliorer le processus de contrôle qualité, en créant un document de contrôle qualité avec rattachement de photos et tracking lot et série.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0
3.3. Principales règles de gestion
Le Chef de Projet (CP) donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi. Lorsqu'un Incoterm est renseigné, la ville doit être précisée.
La création d'un document de contrôle qualité est un processus essentiel. Lorsque le responsable qualité valide, la réception est validée. Cela signifie que la fiche article est mise à jour pour refléter la validation de la qualité.
Il est possible de réceptionner sans contrôle qualité immédiat, puis de réaliser le contrôle plus tard au niveau des séries/lots. Dans ce cas, le journal des achats est mis à jour pour refléter la réception partielle.
La qualité doit valider le processus en créant un document de contrôle qualité qui résume les choses à contrôler, demande de photos et numéro de lot ou série (si paramétré en tant que suivi par n lot). Ce document est utilisé pour valider la réception et mettre à jour la fiche article.
Le workflow validation est utilisé pour valider les étapes du processus d'achat, notamment la validation de la qualité. Lorsque la qualité valide le document de contrôle qualité, le workflow validation est mis à jour pour refléter la validation de la réception.
En résumé, les principales règles de gestion métier appliquées par le client dans le processus d'achat sont :
- La création d'un document de contrôle qualité pour valider la réception.
- La mise à jour de la fiche article pour refléter la validation de la qualité.
- La possibilité de réceptionner sans contrôle qualité immédiat, puis de réaliser le contrôle plus tard au niveau des séries/lots.
- L'utilisation du workflow validation pour valider les étapes du processus d'achat.
3.4. Documents et statistiques
Création de documents et statistiques
Le processus de planification implique la création de documents et la collecte de statistiques pour améliorer la traçabilité et la qualité des produits.
À la réception, l'atelier scanne les documents avec la pièce pour assurer la traçabilité. Ces documents incluent :
- Un document par série, qui contient les informations spécifiques à chaque série de produits.
- Un document par lot, qui contient les informations spécifiques à chaque lot de produits.
- Un document par commande, si il n'y a pas de série ou de lot.
La création d'un document de contrôle qualité est également nécessaire pour garantir la qualité des produits. Ce document peut être créé pour chaque série, lot ou commande.
Les documents doivent être gérés de manière efficace pour faciliter la recherche et la consultation. Il est possible de gérer ces documents dans SharePoint, ce qui permettrait une meilleure organisation et une meilleure sécurité.
Pour améliorer la planification, il est nécessaire de collecter des statistiques sur les produits et les commandes. Cela peut inclure des informations telles que les quantités produites, les quantités vendues, les coûts de production, etc.
Il est également important de noter que la création d'un document d'entrée en stock est actuellement une difficulté pour le chef de projet. Il est nécessaire de trouver une solution pour résoudre ce problème et améliorer la planification.
Les objets BC impliqués dans ce processus incluent :
- Fiche article : pour stocker les informations sur les produits.
- Journal des achats : pour enregistrer les commandes et les livraisons.
- Workflow validation : pour valider les documents et les informations avant de les enregistrer.
3.5. Volume des données
Configurez les lignes projet pour renseigner le numéro de projet et les tâches projet, ce qui permettra la consommation sur le projet.
Sur les lignes budget, configurez les champs pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande.
Configurez les dates de planification dans les lignes projet pour planifier les activités projet.
Pour gérer les données, configurez la fonctionnalité de volume des données dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Cette fonctionnalité permet de surveiller et de gérer les volumes de données stockées dans l'application.
Configurez le journal des achats pour suivre les achats et les commandes.
Configurez les workflows de validation pour garantir que les données sont correctes et cohérentes.
Configurez les fiches article pour stocker les informations sur les produits et les services.
Configurez les lignes projet pour renseigner les informations de budget et de coût.
Configurez les dates de planification pour planifier les activités projet.
Configurez les workflows de validation pour garantir que les données sont correctes et cohérentes.
3.6. Écarts critiques et interfaces
Identifier les écarts majeurs entre le processus actuel de gestion de la qualité et les bonnes pratiques du projet Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Le système actuel utilise des seuils dépendants de la personne qui passe la commande ou du risque sur la qualité, ce qui permet de bloquer les livraisons si les informations de lot ne sont pas fournies.
La gestion des statuts est également mise en place pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée.
Cependant, pour garantir une qualité optimale, il est recommandé d'implémenter un workflow validation pour vérifier régulièrement les conditions de qualité.
Dans ce contexte, il est essentiel de définir des seuils de qualité clairs et précis pour éviter les écarts critiques.
Les interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés sont les suivantes :
- L'intégration avec le journal des achats pour suivre les commandes et les livraisons.
- La liaison avec la fiche article pour gérer les informations de lot et les conditions de qualité.
- L'échange de données avec la comptabilité pour bloquer les factures en cas de non-validation de la qualité.
Il est crucial de définir ces interfaces pour garantir une cohérence et une efficacité totales dans la gestion de la qualité.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
4 Traitement d‘une livraison directe
4.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0
4.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
4.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
4.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
4.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
5.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
- Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0
5.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
5.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
5.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
5.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
6.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0
6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
6.4. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
6.5. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
6.6. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
6.7. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
7 Saisie d’une commande d‘achat
7.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
7.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
7.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
7.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
7.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
8 Saisie d’un retour d’une commande achat
8.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0
8.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
8.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
8.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
8.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
9.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0
9.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
9.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
9.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
9.6. Ecarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
10.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0
10.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
10.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
10.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
10.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
11.1. Liste d’écarts
La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.
Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).
Contenu par Sections
Contenu organisé par sections avec édition individuelle.
3.1. Contexte et Hypothèses
3.3. Principales règles de gestion
3.4. Documents et statistiques
3.5. Volume des données
3.6. Écarts critiques et interfaces
Édition Avancée
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